Improvement


(see below for bahasa)

 Realize or not, start from baby our parent teaches us about the target. We can not remember for sure, for example, how many bottle of milk we have to drink everyday?

When we studied in elementary school, we had to finish in 6 years, junior high in 3 years and senior high in 3 years also, then in university, its depend on us, means it has a target but more flexible, say between 4 – 6 years.

And now when we work with a company, our superior set the target for us, no matter the position, even when we already in president director position, we have to face that setting a target is mandatory in a company. If we are the owner, target setting is needed to promote your products or services in market, coz if we do not get any profit, how we can pay the employee’s salary? How to pay bank loan? Etc…

If we are a manager in a company, we have to realize that we work with some person, they may come from the same department or other departments. Let’s focus in one department, how to set the target.

Nobody perfect in this world, we can not solve all the problems by ourselves. We have a small or big team in our department. We need to learn to know each other. Why? When we set a target in our department to support the company goals, we need to know the strength of our team. Every single target has a risk, even the simple one. Maybe it will not impact to our team directly, but maybe will impact to other department.

But in reality, how often we see the target with no risk or low risk? Why it happen? People has a feeling afraid to fail, yes, it is natural. But how do we do to manage or to prevent fail? Sometimes we see an easy target coz the team has a saving from the result of previous term, it called sandbagging. Do we thing this good target setting?

If we do not achieve a target, what will happen?

Some companies which already have a good performance monitoring system, will use the work achievement as a bottom line to set the salary increment. This is the most reason that many person or group will set the target which may achieved at the end of company working calendar. Then the target will created not too challenging, coz we afraid to fail, we do not want to face a big risk, which is small %-age of salary increment.

Do we think we never fail in our lives?

Did we always get 100 or A point in our test during we studied.

Don’t forget, learning process will never stop for someone who wants to improve their skill. Experiences is our learning process, when we miss the target, also our learning process, mistakes will teach us to be better, is a learning process, to face the risk, is another way as a learning process.

How about this, we set an easy target (say improvement 5%) but we sure to get 9% at the end of working calendar or we set quite challenging target, about 20% but we can achieve 18% at the end of working calendar? Which one will we decided?

 

Menentukan sebuah Target

Disadari atau tidak, sejak kita masih bayi orang tua kita telah mengajarkan pada kita tentang target. Tentu kita tidak ingat, sebagai contoh, berapa botol susu kita minum setiap harinya? Ketika kita belajar di SD, kita harus menyelesaikan selama 6 tahun, di SMP selama 3 tahun, di SMA selama 3 tahun dan kemudian di university, tergantung kita, maksudnya ada sebuah target tetapi lebih fleksibel, katakanlah berkisar 4 – 6 tahun.

Dan sekarang ketika kita bekerja pada sebuah perusahaan, atasan kita membuat target untuk kita, tidak terbatas pada posisinya, bahkan ketika kita sudah dalam posisi presdir, kita harus menghadapi bahwa setting target adalah suatu keharusan pada sebuah perusahaan. Jika kita pemilik, penentuan target juga dibutuhkan untuk mempromosikan produk atau jasa perusahaan pada pangsa pasar, karena jika jika kita mendapatkan keuntungan, bagaimana membayar gaji karyawan? Bagaimana membayar pinjaman bank? Dll…

Jika kita seorang manager pada sebuah perusahaan, kita harus menyadari bahwa kita bekerja dengan beberapa orang, dan mereka bisa berasal dari departemen yang sama atau beberapa departemen yang berbeda. Mari kita fokuskan pada satu departemen saja, bagaimana menentukan sebuah target.

Tidak ada manusia yang sempurna di dunia ini, kita tidak dapat menyelesaikan semua permasalahan oleh diri kita sendiri. Kita memiliki team kecil atau besar dalam departemen kita. Kita dibutuhkan untuk belajar satu sama lain. Mengapa? Ketika kita menentukan sebuah target pada departemen kita untuk mendukung target perusahaan, kita diminta untuk mengetahui kekuatan dari team kita. Setiap target yang ditentukan mempunyai resiko yang berbeda2x, bahwa target yang mudah. Mungkin dampaknya tidak pada team kita secara langsung, tapi berdampak pada departemen lain.

Tetapi pada kenyataannya, seberapa sering kita melihat bahwa penentuan sebuah target tanpa ada resiko atau resikonya rendah? Kepana ini terjadi? Manusia mempunyai perasaan takut untuk gagal, ya, ini biasa. Tetapi bagaimana kita mengatur atau mencegah hal ini terjadi? Kadang2x kita melihat sebuah target yang mudah karena team tersebut sudah mempunyai tabungan dari hasil periode sebelumnya, hal ini biasa disebut kantung cadangan. Apakah kita mengira hal ini adalah suatu contoh yang baik untuk menentukan sebuah target?

Jika kita mencapai sebuah target, lalu apa yang akan terjadi?

Beberapa perusahaan yang sudah menerapkan system pencatatan kinerja yang baik, akan menggunakan hasil kerja sebagai dasar untuk menentukan angka kenaikan gaji karyawan. Ini adalah alasan terbesar dimana banyak karyawan akan menentukan target yang mungkin bisa tercapai pada akhir atau tutup tahun calendar kerja perusahaan. Kemudian target akan ditentukan kurang atau tidak menantang, karena kita takut gagal, kita tidak mau berhadapan dengan sebuah resiko yang besar yaitu kenaikan gaji yang kecil.

Apakah kita mengira kita tidak pernah gagal dalam perjalanan hidup kita?

Apakah kita selalu mendapatkan nilai 100 atau A dalam setiap ujian selama kita belajar?

Jangan lupa, proses pembelajaran tidak akan pernah berhenti untuk manusia yang akan memperbaiki keahliannya. Pengalaman adalah bagian dari proses pembelajaran, ketika kita tidak mencapai sebuah target, juga merupakan proses pembelajaran, kesalahan2x akan membantu kita untuk menjadi lebih baik, juga merupakan proses pembelajaran, menghadapi resiko, adalah jalan lain dalam sebuah proses pembelajaran.

Bagaimana dengan ini, kita menentukan sebuah target yang mudah (katakanlah kenaikan  sebesar 5%), tapi kita yakin bisa mendapatkan sebesar 9% pada akhir atau tutup tahun calendar kerja, atau kita menentukan target sedikit lebih menantang, sekitar 20% tapi kita bisa mendapatkan hasil sebesar 18%? Yang mana yang akan kita tentukan?

Advertisements

(see below for bahasa)

 

Who do not want to work in a good company and always achieve target every year. Yes, most people for sure want to work in this kind of company. However, is a good achievement can be seen from end result only? Many factors may connect to the results.

If we review the performance deeply later, when the first time we say, that good performance is come from that good factor, in reality and it may happen, it is not good factor. Do you have this experience? I’m sure, all companies which currently in world class level company, they had this kind of experiences. Feel too confident.

Why this happen?

In working condition, how often we realize that bad working performance happen coz of the data were not accurate, or a system was not supported, or in-efficiency the resources, or other thing which relevant and impact to working performance.

The condition, which we do not realize about the “real performance”, usually, the person or employee is already in Comfort Zone.

What does it mean the comfort zone? How danger the comfort zone?

The comfort zone is an attitude created by a person or group or maybe all persons (in this case is employee in a company), who feel sure and believe that their performance is already close to (or already in) optimum level. Have a feeling already work well, already generate a big output for company and already sacrifice for company. If problem occur, this attitude will guide to the person to say “the problem is not come from me or my team”, and the worst, this attitude will lead to some persons to give bad response for improvement. Already feel the best. The persons do not want to learn, do not want to improve. Feel save, enjoy, like in heaven.

Please remember, even a small problem in a company, there is our problem.

Yes, it is very danger. The person do not know the real war in working area, they just see the final result, usually “good” result. They do not create a good teamwork, selfish, sometime arrogant. If this situation happened, can we imagine about this working environment?

Then, the other bad impact coz of this comfort zone, it’s related to customer satisfaction. In this case, the meaning of customer is the next process, not the end user who uses the products or services.

How about in your working area? Do you find this comfort zone?

If we find this condition in our working area, some of action plans it may taken:

  • Train the person (leadership training, benchmark activities, etc)
  • Coach and counseling
  • Conduct the personality test to see the right man in the right place
  • Give some improvement projects to person and monitored by superior
  • The person must do role model to the team
  • And the last, fire the person (the last choice) – if the person can not leave the comfort zone

God gives us a brain, and as we knew, the genius person like Albert Einstein, only use 1% of his memory brain. How about us? How many % we use our memory brain? So, again, learn, learn, learn… technology is improving, knowledge is developing… people is growing and change.

 

Zona Nyaman

 

Siapa yang tidak ingin bekerja pada sebuah perusahaan yang baik dan selalu mencapai target setiap tahunnya. Ya, kebanyakan orang pasti mau bekerja pada perusahaan tersebut. Tapi apakah sebuah keberhasilan hanya bisa dilihat dari hasil akhir saja ? Tentu banyak faktor yang menentukan untuk mencapai keberhasilannya.

Nah kalau kita menelaah secara mendalam, bisa saja kita menemukan beberapa faktor yang tadinya dikatakan baik yang menyebabkan tercapainya hasil yang baik namun pada kenyataannya dan bisa saja terjadi, faktor itu adalah buruk. Apakah anda pernah menemui hal ini ? Saya yakin, semua perusahaan yang saat ini benar-benar menjadi perusahaan kelas dunia, pasti mengalami hal ini. Terlalu percaya diri.

Mengapa hal ini bisa terjadi ?

Dalam dunia pekerjaan, seberapa sering kita menyadari bahwa hasil kinerja yang kurang baik tersebut diakibatkan kurang akuratnya data, atau sistem yang kurang mendukung, atau kurang efisien sumber daya manusia, atau hal lain yang relevan yang berakibat pada hasil kerja.

Kondisi yang menyebabkan kita kurang menyadari hasil kinerja yang sebenarnya kurang baik tersebut karena, biasanya, para karyawan sudah masuk ke dalam Area Nyaman.

Apa yang dimaksud dengan Area Nyaman ? Sebarapa bahaya Area Nyaman ini ?

Area Nyaman adalah area yang terbentuk oleh seseorang atau sekelompok orang atau bahkan mungkin semua orang (dalam hal ini adalah karyawan dalam sebuah perusahaan), yang merasa yakin dan percaya bahwa hasil kerja mereka sudah atau mendekati hasil kerja yang maksimum. Sudah merasa bekerja dengan baik, sudah merasa menghasilkan hasil pekerjaan yang besar dan merasa sudah berkorban cukup besar. Sikap seperti ini akan membawa pada situasi bahwa bila ada suatu masalah yang timbul, mereka merasa yakin bahwa masalah itu bukan dari area kerjanya atau bukan dari teamnya dan yang terburuk adalah, dengan adanya sikap ini, akan terbentuk pola pikir dan semangat malas untuk perbaikan, bahkan perbaikan di area kerjanya. Merasa sudah yang terbaik. Mereka tidak mau belajar, tidak mau menjadi lebih baik, sudah aman, menikmati dan serasa sudah di surga.

Tapi ingat, sekecil apapun dalam sebuah perusahaan adalah masalah kita bersama.

Ya, ini sangat berbahaya. Mereka tidak mengetahui perang atau kondisi yang sebenarnya di area kerjanya, mereka hanya melihat, biasanya, hasil yang “bagus” saja. Mereka tidak membentuk sebuah kerjasama team yang baik, egois, kadangkala mau menang sendiri. Jika situasi ini terjadi, bisakah kita bayangkan bagaimana lingkungan kerjanya?

Lalu dengan adanya sikap sudah berada di Area Nyaman ini, dampak yang kurang baik adalah kepuasan pelanggan. Pelanggan di sini adalah proses berikutnya, bukan pelanggan pamakai atau pengguna produk atau jasa.

Nah, bagaimana di area kerja anda ? Ditemukankah hal ini (sudah berada di area nyaman) ?

Jika kita menemukan kondisi ini di area kerja kita, beberapa tindakan yang mungkin bisa diambil:

  • Beri pelatihan pada karyawan (kepemimpinan, perbandingan, dll)
  • Coach and counseling
  • Lakukan tes personality untuk melihat orang yang tepat pada posisinya
  • Beri project2x pengembangan dan dimonitor oleh atasannya
  • Mereka menjadi contoh yang baik bagi teamnya
  • Dan yang terakhir, pecatlah (pilihan terakhir) – bila memang tidak bisa meninggalkan area nyaman

Allah memberikan kita otak, dan seperti yang kita ketahui, seorang Albert Einstein yang jenius saja hanya menggunakan 1% dari memori otaknya. Bagaimana dengan kita? Berapa % yang sudah kita gunakan? Jadi, belajar, belajar, belajar… teknologi meningkat, pengetahuan berkembang, manusia tumbuh dan berubah.

(please see below for bahasa)

 

Currently, business for industrial and services is growing fast. More human being, people knowledge also growth and new theories or technology is created to support the business development. With new theory and technology, it generates the new systems for improving the business.

 

Then, who will run the system?

How to optimize the current system?

What will impact from the current system?

The most important, how much money spend for investment and what is the success parameter?

 

As current simple theory:
input-proses-output-r-1-english-r-1

 

 

Only 2/3 area which are Input and Process can be developed.

How to develop the input and process? Yes, it should know the final output through current process and supported by correct data.

 

At the moment, the are many tools to develop input and process, such as: ISO, Malcolm Baldrige (US), EFQM (European Foundation for Quality Management), TQM (Total Quality Management), TPM (Total Productive Maintenance), JIT (Just In Time), Toyota Ways and another tools.

 

Can we use all those tools?

Maybe it is not the question, probably, which tools can be used and fix to develop an industry, manufacturing or services?

 

All tools are created or designed then every single tool has a positive or strong point.  Bottom line, those tools can help and guide for improvement in any kind of industries, however it consists of 5 items:

 

 

1. People

    a. Leader

    b. Employee

2. Policies/Strategies

    a. Internal

    b. External (include partners)

3. Processes – generate the output (goods products or services)

4. Satisfaction

    a. Customer

    b. Employee

    c. Society

5. Profitability or Financial

 

To make it easier, point 1 – 3 are called Enabler and points 4 – 5 are called Result (please open the attachment – the model)

 

bagan-improvement-english-r-1

 

 

Then how to start it?

 

Good question.

A new thing which will be implemented in a company, it would start from the leaders, as a good Role Model, yes, need a commitment from top management.

 

Then, it needs trainings to employee to support the processes which will be implemented in all levels to achieve the positive change till to achieve the agreed target.

 

How long the processes take time?

 

Its depends on the readiness of all person in all levels in the company, it may take 1 – 2 years to implement all relevant items. Thus, need to be monitored by good monitoring system to get better control.

 

Aries Rasprinarto

ariesrasprinarto@gmail.com

visit http://www.learntoimprove.wordpress.com

 

 

 

Menuju dan Persiapan untuk Lepas Landas

 

Perkembangan dan pertumbuhan pada dunia bisnis di sektor industri maupun jasa sangat pesat. Manusia bertambah, tingkat pendidikan manusia juga berkembang, dan juga akan melahirkan banyak teori-teori atau teknologi baru yang dapat mendukung perkembangan dunia bisnis.

Dengan berkembangnya teori atau teknologi baru maka tercipta pulalah sistem-sistem baru yang mendukung dunia bisnis tersebut.

 

Lalu siapakah yang menjalankan sistem tersebut?

Bagaimana memaksimalkan sistem yang ada?

Apa dampak dari sistem yang sudah berjalan?

Nah ini yang terpenting, berapa invesment yang sudah dikeluarkan dan apa tolok ukur keberhasilannya?

 

Seperti teori yang sudah dipahami yaitu (lihat table di atas):

 

Maka bila dilihat dari 3 item tersebut, maka hanya 2 saja yang bisa dikembangkan yaitu Input dan Proses. Bagaimana mengembangkan input dan proses? Ya, tentu saja harus mengetahui output (hasil) yang diraih melalui proses yang ada dan didukung dengan data yang benar.

 

Saat ini banyak sekali perangkat yang bisa digunakan untuk mengembangkan Input dan Proses, seperti halnya ISO, Malcolm Baldrige (US), EFQM (European Foundation for Quality Management), TQM (Total Quality Management), TPM (Total Productive Maintenance), JIT (Just In Time), Toyota Ways dan contoh-contoh lainnya.

 

Bolehkah kita memakai semua perangkat itu?

Mungkin bukan itu pertanyaannya, bisa jadi pertanyaannya adalah perangkat mana yang cocok untuk mengembangkan bisnis pada sebuah industri, baik industri manufacturing, jasa atau service?

 

Semua perangkat-perangkat yang telah diciptakan dan disusun tersebut tentu mempunya nilai kekuatan atau kelebihan masing-masing.

Pada dasarnya, perangkat yang dapat membantu dan membawa sebuah pengembangan pada apapun jenis industri tidak terlepas dari 5 item, yaitu:

 

1. Sumber Daya Manusia

    a. Pemimpin

    b, Karyawan

2. Kebijakan/Stretegi

    a. Internal

    b. Eksternal (termasuk rekanan)

3. Proses  – seseuatu yang menghasilkan produk atau jasa/service

4. Kepuasan

    a. Pelanggan

    b. Karyawan

    c. Sosial

5. Laba Rugi atau Keuangan

 

Untuk lebih mudahnya point 1 – 3 disebut Bagian Penentu dan point 4 – 5 disebut Hasil (lihat Model Untuk Pengembangan).

 

Lalau bagaimana cara memulainya?

 

Pertanyaan yang baik sekali.

Suatu yang baru dan ingin dilaksanakan pada sebuah perusahaan maka tentunya dimulai dari pimpinan itu sendiri sebagai contoh yang baik untuk ditiru (Lead by Example atau Role Model), dan…. ya, dibutuhkan komitment dari semua pimpinan perusahaan tersebut.

 

Lalu, dibutuhkan pula pelatihan-pelatihan untuk para karyawan guna menunjang proses yang akan dijalankan di semua lini guna tercapainya perubahan yang positif hingga tercapainya sebuah target yang disepakati.

 

Berapa lama prosesnya?

 

Hal ini sangat berganting pada kesiapan semua lini pada perusahaan itu sendiri. Bila semua siap, butuh waktu sekitar 1 – 2 tahun untuk bisa melakukan semua hal yang terkait. Dan tentunya, harus dibantu dengan proses monitoring yang cukup ketat juga agar semua pelaksanaanya bisa terkontrol dengan benar.

 

Mari kita memulai untuk selalu berubah menjadi lebih baik dari diri kita sendiri, mulai dari saat ini dan berawal dari area kerja kita sendiri.

 

Aries Rasprinarto

ariesrasprinarto@gmail.com

visit: https://learntoimprove.wordpress.com